فعالیت هایی در فضای کاری که تنها زمان را هدر می دهند

آیا می توانید آخرین مرتبه ای را به خاطر بیاورید که با فعالیت در شبکه های اجتماعی به پیشرفتی در زندگی دست یافتید؟ برخی فعالیت ها تنها زمان را هدر می کنند.

  1. ۲ ماه،۱ هفته قبل
  2. ۰
فعالیت هایی در فضای کاری که تنها زمان را هدر می دهند
به گزارش نوداد (سکوی اجتماعی خبر)

یک روز کاری شلوغ را پشت سر می گذارید؛ اما وقتی به سپری شدن زمان طی روز فکر می کنید، نمی توانید به خاطر بیاورید که چگونه گذشته است. زیادتر زمان شما، صرف حواس پرتی های مختلف در مقابل دیگر مسائل مهم شده است.

باید برای زمان خود، ارزش قائل شوید. نحوه ی استفاده از زمان، تاثیر شگرفی بر دستیابی به موفقیت دارد. افزایش بهره وری و استفاده ی هوشمندانه از زمان به این معنا است که زمان زیادتری برای انجام برخی کارها خواهید داشت که حقیقتا برای شما دارای ارزش هستند؛ کارهایی مانند ورزش کردن، گذراندن زمان با خانواده و دوستان، دنبال کردن یک سرگرمی یا پروژه های دیگر کاری.

در ادامه به ۱۱ مورد اشاره می کنیم که بیش از همه، زمان را هدر می کنند. با قطع کردن این موارد می توانید زمان زیادتری برای انجام دادن کارهای مفید پیدا کنید.

۱- انجام دادن چند وظیفه به صورت همزمان

انجام دادن همزمان بیش از یک کار، بهره وری را کاهش می دهد. مغز انسان برای انجام دادن چند وظیفه به صورت همزمان طراحی نشده است. زمانی که از وظیفه ای به سراغ وظیفه ی دیگر می روید، سرعت مغز کاهش پیدا می کند و این موضوع باعث پایین آمدن کارایی می شود.

فرد از وظیفه ای به وظیفه ی دیگر منتقل می شود و روی هیچ کدام از آن ها تمرکز نمی کند. نتیجه این می شود که هیچ کدام از وظایف، توجه لازم را دریافت نمی کنند و نمی توان بهترین عملکرد را در قبال آن ها انجام داد. تمرکز روی یک وظیفه در یک زمان مشخص، باعث می شود کارایی افزایش پیدا کند و بنابراین شاهد نتایج بهتر با احتمال خطای پایین تر خواهید بود.

email

۲- اختصاص تمام زمان به ایمیل ها

ایمیل ها می توانند زمان زیادی را از شما ضایع کنند. معمولا زمانی که هشداری بابت دریافت ایمیل جدید دریافت می کنید و تمرکزتان به هم می خورد. سپس نوبت به مسئله ی پاسخ دادن به ایمیل های نه چندان مهم یا یافتن یک ایمیل مشخص در اینباکس شلوغ می رسد.

برای حل این مشکل، زمان هایی از پیش تعیین شده برای چک کردن ایمیل های جدید مشخص کنید؛ برای مثال، یک مرتبه در هنگام صبح، یک مرتبه در هنگام بعدازظهر و یک مرتبه در هنگام غروب. چک کردن ایمیل ها را تا زمانی که مهم ترین وظیفه ی کاری خود را در طی روز انجام نداده اید، به عقب بیاندازید. به این طریق، حتی اگر ایمیل ها حواس شما را مختل کنند، این اتفاق پس از به اتمام رساندن وظایف کاری رخ خواهد داد.

۳- گشت وگذار بدون هدف در رسانه های اجتماعی

رسانه های اجتماعی، نقش بسیاری در مختل کردن حواس افراد در زمان استفاده ی شخصی دارند؛ اما این تاثیر بد در استفاده از آن برای مقاصد کاری قانونی نیز دیده می شود. رسانه های اجتماعی اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرند، باعث رشد کسب وکار می شوند و فروش یا دستاوردهای بازاریابی را افزایش می دهند. اما باید نحوه ی درست به کارگیری آن را مانند هر ابزار دیگری فرا گرفت.

روابط در شبکه های اجتماعی

مطالعه کردن انواع مقالات یا هدر دادن زمان برای پیدا کردن پژوهش های بیهوده، کار ساده ای است. نخست باید بدانید که چگونه می توان از این رسانه ها بهترین استفاده را به دست آورد و در زمان استفاده از رسانه های اجتماعی، روی این روش ها تمرکز کنید.

سپس باید از چک کردن وسواس گونه ی فعالیت های رسانه های اجتماعی خود خودداری کنید؛ این مورد مربوط به هر دو استفاده، یعنی کاری و شخصی است. چک کردن مداوم فید خبری یا دنبال کردن فعالیت های فالوئرها در جستجوی شما باعث می شوند تمرکزتان مختل شده و زمان بسیاری هدر شود.

۴- جلسات پی درپی و بی فایده

برگزاری جلسات کاری برای به اشتراک گذاری اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مهم ضروری است. اما ممکن است برگزاری آن ها باعث هدر رفتن زمان شود؛ چرا که به درستی از تاثیر آن ها استفاده نمی شود. مشکل تنها مدت زمانی نیست که در جلسه صرف می کنید؛ بلکه مربوط به تمام زمانی می شود که برای شرکت در جلسات بی فایده، صرف آماده شدن و ارسال و خواندن ایمیل های مربوط به برگزاری آن می شوید.

meeting

بنا بر یک گزارش، برگزاری جلسات بی فایده سالانه قریب به ۳۷ میلیارد دلار برای کسب وکارها هزینه ی اضافی تولید می کند. بنابراین اگر حس کردید که در تعداد جلسات بسیاری شرکت می کنید، به دنبال راه هایی برای جبران زمان باشید. اطمینان حاصل کنید که برای روند جلسات، برنامه ریزی انجام شده است و یک مدیر در آن ها حضور خواهد داشت که مسیر جلسه را متمرکز و در یک جهت حفظ کند.

۵- محیط کاری نامنظم

آیا میز کاری تان، پوشیده از صفحات یادداشت و کاغذهای مچاله شده ی فراوان است؟ آیا دسکتاپ رایانه تان انباشته از انواع فایل ها و نامرتب است؟ آیا کشوی پرونده هایتان در حال منفجر شدن است؟

اگر شرایطتان این گونه است، بی نظمی با ایجاد دشواری در یافتن وسایل و عملکرد غیرحرفه ای شروع کردن کار باعث هدر دادن زمان می شود. باید محیط کاری تان را عاری از عناصر مختل کننده ی حواس کنید. زمانی که هر وسیله ای دارای مکان مختص به خود باشد، می توانید سریعا اطلاعات مورد نیاز را بازیابی کرده و به سراغ مورد بعدی بروید.

۶- تلاش برای برقراری ارتباط به میزان بالا

کسب و کار

یک مرز ظریف بین ایجاد محیط کار دوستانه و دلپذیر و غرق شدن در گفتگوهای ناتمام با همکاران پرحرف وجود دارد. برقراری ارتباط با همکاران، کاری درست است؛ هیچ کس میل ندارد که تمام روز را در سکوت سپری کند. اما اگر مراقب نباشید، زمان باارزش کاری خود را به طور کامل صرف تعامل با همکاران می کنید.

استفاده هدفون در زمانی که سعی در تمرکز بر موردی دارید، باعث می شود همکاران برای شروع مکالمه به شما نزدیک نشوند. نگران تصور دیگران نباشید و به راحتی اعلام کنید که درگیر انجام کار هستید و نیاز دارید سریعا متمرکز شوید. همواره می توانید از آن ها بپرسید که آیا مایل به خوردن نهار یا گذراندن وقت پس از زمان کاری هستند یا خیر؛ اما مطمئن شوید از زمان کاری برای مشغول شدن به کار استفاده می کنید.

۷- امتناع از روشن سازی مسائل

موفقیت

تصور کنید که وظیفه ی مهمی برعهده دارید. این زمان، بهترین فرصت برای نشان دادن مهارت ها است اما شما مطمئن هستید که این فرصت را از دست می دهید. باانگیزه شروع به کار می کنید اما به تدریج متوجه می شوید که کاملا درگیر این کار شده اید و دقیقا نمی دانید که نتیجه ی نهایی به چه صورت خواهد بود.

به جای تلاش برای روشن کردن مسائل با تلفن کردن یا ارسال ایمیل، خود را تحت فشار قرار می دهید. به خود می گویید که راهی برای حل این موضوع پیدا خواهید کرد. این مورد، وقت بسیاری از شما هدر می کند؛ چرا که به غرورتان مجال می دهید تا زیادترین توان و انرژی شما را در اختیار بگیرد. اگر سوالی دارید یا از نحوه ی پیش بردن یک وظیفه مطلع نیستید، غرور را کنار بگذارید و اطلاعات مورد نیاز را از طریق دیگران به دست آورید. به این ترتیب می توانید پربازده و موثر ظاهر شوید.

۸- حواس پرتی های آنلاین

شبکه های اجتماعی

هیچ مورد دیگری مانند اینترنت نمی تواند حواس را مختل کند؛ چون با اتصال به اینترنت تنها از طریق اشاره ی انگشت می توان به دریایی از اطلاعات، سرگرمی ها، بازار و تفریح های مختلف دست پیدا کرد. چندین استراتژی برای دوری کردن از حواس پرتی های آنلاین وجود دارد. اگر به موضوعات برخی وب سایت های مشخص علاقه دارید، از یک مسدودکننده ی وب سایت یا بلاکر استفاده کنید تا این پیشنهادات وسوسه کننده را حذف کنند.

هیچ مورد دیگری مانند اینترنت نمی تواند حواس را مختل کند

روش دیگر این است که تایمری با مدت زمان تعیین شده تنظیم کنید که این مدت به تدریج افزایش پیدا کند؛ برای مثال، با ۲۰ دقیقه شروع کنید و این مدت را تا ۴۵ دقیقه یا یک ساعت افزایش دهید. تمام مدت به کار مشغول باشید و با یک استراحت کوتاه به خود پاداش دهید.

اما اگر در نظر دارید که از اینترنت تنها به دلایل کاری استفاده کنید، حرکت از یک مورد به مورد دیگر برای انجام بررسی آنلاین کار ساده ای است؛ بنابراین اطمینان حاصل کنید که روی اطلاعات مورد نیاز برای به دست آوردن از طریق منابع آنلاین متمرکز بمانید.

۹- استراحت های مکرر

تصور کنید ساعت سه بعدازظهر در یک روز کشدار است و شما در انتظار شنیدن درخواست هر فردی برای پیوستن به او و میل کردن یک خوراکی ساده یا قهوه هستید تا خستگی را از تن به در کنید. مشکل زمانی پیش می آید که زمان بسیاری را در این کار تلف می کنید و نمی توانید دوباره تمرکزتان را به دست آورید.

آن استراحت کوتاه، پتانسیل تبدیل شدن به یک منبع هدر دادن زمان را دارد. آیا شما نیز برای گذران زمان، شروع به خوردن یا استعمال دخانیات می کنید؟

خوردن بدون فکر، عادت سالمی نیست؛ به خصوص اگر به نوع غذایی که قصد خوردنش را دارید، بی توجه باشید. این مشکل برای نوشیدن بیش از حد قهوه و نوشابه نیز صحت دارد. استعمال دخانیات می تواند مشکلاتی را برای سلامتی به وجود آورد. بنابراین اگر نیاز به یک استراحت برای باز شدن ذهنتان دارید، به پیاده روی سریع فکر کنید. این فعالیت، سالم است و فرصتی برای تمرکز دوباره بر کار به ذهن می دهد.

۱۰- نادیده گرفتن خستگی ذهنی

افراد عادت پیدا کرده اند که مدت زمان های طولانی تری را نسبت به قبل در محیط کار بگذرانند و فرسودگی زیادتری را تجربه کنند. تاثیر کلی این تجربه این است که افراد اغلب اوقات خسته هستند و توانایی تمرکز کردن را از دست می دهند؛ این موضوع باعث هدر رفتن زمان زیادتر می شود. اگر به صورت مداوم خسته هستید، زیادتر در معرض پرت شدن حواستان قرار می گیرید و تمرکز کردن سخت تر می شود.

خستگی داوطلبان

اگر آمادگی ذهنی برای به انجام رساندن کار دارای بازده را ندارید، به موفقیت نخواهید رسید. به خودتان اهمیت دهید و خواب را در اولویت قرار دهید. زمانی که صرف استراحت کردن می شود، در زمان بیداری و وارد شدن به محیط های دیگر جبران می شود.

۱۱- مشخص نکردن هدفی با دارا بودن انگیزه ی لازم

این مورد بیش از موارد دیگر ذکر شده، در طولانی مدت آسیب زننده است. اگر برنامه ای با چشم انداز بزرگ و روشن و اهداف استوار نداشته باشید، زمان خود را تلف می کنید. اگر می خواهید موفق باشید، باید انگیزه ی خود را حفظ کنید و تصویر روشنی از دستاوردهای مورد نظر خود داشته باشید.

اگر انگیزه ی متمرکز شدن را ندارید، روزها پشت سرهم می گذرند و نمی توانید به هیچ هدفی دست یابید. در این زمان، کنار گذاشتن تمام وسوسه های دیگر ذکر شده در این لیست ساده به نظر می رسند. هیچ فردی نمی تواند با شانس به موفقیت برسد. موفقیت نیاز به قدرت اراده و عزم راسخ دارد. اگر ندانید چگونه به پیش روید، تنها تقلا می کنید و زمان را هدر می کنید.