مدیریت کسب و کار با نرم افزار جامع حسابداری

به گزارش روابط عمومی نرم‌افزار مالی و اداری چابک، وقتی کسب و کاری را راه اندازی می کنیم، ممکن است از نخستین روز، به داشتن یک نرم افزار مناسب برای سر و سامان دادن به کارها و ثبت اسناد مالی، نیاز پیدا نکنیم، اما به مرور این نیاز، ضروری و غیر قابل چشم پوشی می شود، انبوه کاغذها، فاکتورها و کارها روی هم انباشته می شوند و صفی از طرف حساب های ناراضی برایمان درست می شود. اما بسیاری از صاحبان کسب و کار می دانند برای نظم بخشیدن به امور از ابتدا باید با تحقیق و بررسی بازار، نرم افزاری را انتخاب نمایند که با توجه به بودجه و تعداد کاربران، مناسب باشد.
از سوی دیگر منطبق کردن کارها با استاندارد مورد نظرِ مدیران، نیازمند صرف هزینه و زمان زیاد جهت کنترل عملکرد پرسنل و آموزش قوانین داخلی به آنهاست، در حالیکه اگر فرآیند انجام کار در یک نرم افزار پیاده شده باشد، و کاربر سیستم با رعایت ترتیب کارها و داشتن دسترسی کافی (نه بیشتر و نه کمتر) هر وظیفه را انجام دهد، مدیر مجموعه می تواند با اطمینان از صحت عملکرد پرسنل به پیشرفت و ترقی بنگاه خود بیاندیشد و نگران پراکندگی و در دسترس نبودن اطلاعات نباشد، همچنان گزارشات مالی و حسابداری حاصل از فعالیتها را در مواقع لزوم کنترل و بررسی نماید.
از آنجا که در کسب و کارهای بخش خصوصی، هر فعالیت اهمیت بسیار زیادی دارد و صرف هزینه ها و زمان باید با درایت و دقت انجام شود، مدیران میانی و ارشد در مجموعه های تجاری متوسط، و مدیر عامل و کارمندان کلیدی در مجموعه های کوچک، باید بتوانند هر لحظه از وضعیت کارها مطلع شوند؛ یک معامله، کالا، فرآیند یا وظیفه ی سپرده شده را رهگیری کنند و از اینکه هر کاربر در کدام بخش هایی از نرم افزار چه فعالیتی انجام داده مطلع شوند.

با اشاره به موارد بالا و بسیاری نکات دیگر، اهمیت انتخاب راهکار مناسب برای مدیریت مجموعه روشن است، اما باید توجه داشت، هم در واحدهای تجاری نوپا و هم در شرکت های با سابقه، آنچه بدیهی است تغییر رویه های داخل مجموعه ی تجاری، تجدید نظر در طبقه بندی اطلاعاتِ در دسترس کارمندان، اضافه شدن کارهای جدید، پرسنل تازه وارد و بزرگتر شدن کسب و کار است، نیازها به مرور زمان و با تکنولوژی و بسترهای ارتباطی تغییر می کند و انتظار مشتریان و خدمت گیرندگان سازمان یا شرکت ما دگرگون می شود، از این پس هزینه های اساسی استفاده از نرم افزار شروع خواهد شد.

با توجه به اینکه استفاده از نرم افزارهای ERP و CRM برای بنگاه های اقتصادی متوسط و کوچک یا شرکت های رو به رشد مقرون به صرفه نیست، استفاده از یک نرم افزار پویا و جامع، ابزاری خواهد بود که برای مجموعه های رو به رشد امکاناتی را فراهم می کند تا استفاده کنندگان با صرف هزینه های کمتر بتوانند به تغییرات مورد نیازشان دست یابند، امور مالی و اداری را به صورت یکپارچه سازماندهی کنند، برای نیازمندی های مختلف واحدها لازم به تهیه نرم افزارهای مجزا نباشد و با آموزش دقیق قابل استفاده باشد. مهمتر از همه آنکه تمام اطلاعات و مستندات موجود در مجموعه ی کاری را بتوان در نرم افزار ذخیره سازی نمود و به آسانی در دسترس داشت، بنابراین استفاده از یک ابزار قابل انعطاف،مطمئن و با قیمت به صرفه، یک انتخاب هوشمندانه و کارآمد خواهد بود. نرم‌افزار جامع حسابداری یک انتخاب هوشمندانه و منعطف است که می‌تواند به بخش اعظمی از نیازهایمان پاسخ بدهد و و کسب و کارمان را مدیریت کند.